Про організацію створення, ведення та використання електронного архіву даних щодо сигналів повітряної тривоги Охтирської міської територіальної громади

ОХТИРСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я 

_____________                          м. Охтирка                                        № ______

З метою належного документування, систематизації та довгострокового збереження відомостей про оголошення та відбій сигналу «Повітряна тривога» на території Охтирської міської територіальної громади, забезпечення інформаційно-довідкової підтримки заходів цивільного захисту, підготовки довідок, витягів та відповідей у межах наявної зафіксованої інформації, з урахуванням дії правового режиму воєнного стану в Україні, керуючись статтею 19 Конституції України, статтями 19, 30, 31 Кодексу цивільного захисту України, Законом України «Про правовий режим воєнного стану», статтями 36, 40, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», законами України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про звернення громадян», «Про захист персональних даних», постановою Кабінету Міністрів України від 09 січня 2014 р. № 11 «Про затвердження Положення про єдину державну систему цивільного захисту», постановою Кабінету Міністрів України від 27 вересня 2017 р. № 733 «Про затвердження Положення про організацію оповіщення про загрозу виникнення або виникнення надзвичайних ситуацій та організації зв’язку у сфері цивільного захисту», постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», керуючись частиною шостою статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради

вирішив:

1. Організувати створення та ведення електронного архіву даних щодо сигналів повітряної тривоги Охтирської міської територіальної громади як внутрішнього інформаційно-довідкового ресурсу виконавчих органів Охтирської міської ради.
2. Затвердити Положення про електронний архів даних щодо сигналів повітряної тривоги Охтирської міської територіальної громади, що додається (додаток 1).
3. Затвердити Порядок ведення електронного архіву даних щодо сигналів повітряної тривоги Охтирської міської територіальної громади, надання довідок, витягів та опрацювання запитів щодо відомостей з архіву, що додається (додаток 2).
4. Затвердити форму довідки про оголошення та відбій сигналу повітряної тривоги, що додається (додаток 3).
5. Затвердити форму витягу з електронного архіву даних щодо сигналів повітряної тривоги, що додається (додаток 4).
6. Затвердити форму журналу обліку виданих довідок та витягів з електронного архіву даних щодо сигналів повітряної тривоги, що додається (додаток 5).
7. Визначити відповідальним за формування, ведення, оновлення, резервне копіювання, збереження архіву, а також підготовку довідок і витягів, відділ з питань взаємодії з правоохоронними органами та надзвичайних ситуацій Охтирської міської ради.
8. Установити, що архів формується на підставі офіційних та загальнодоступних джерел інформування населення про повітряну тривогу, повідомлень компетентних органів та службової інформації з питань цивільного захисту, із фіксацією джерела даних у кожному записі, за наявності такої можливості.
9. Установити, що електронний архів не є первинною системою оповіщення населення, не замінює загальнодержавну, територіальну або місцеву автоматизовану систему централізованого оповіщення та використовується виключно для документування, систематизації, довідкового підтвердження і службового використання відомостей про вже оголошені сигнали.
10. Установити, що електронний архів не є публічним електронним реєстром та не передбачає надання стороннім особам прямого доступу до робочого електронного файлу, службових електронних сховищ, журналів редагування, службових технічних полів, допоміжних формул, внутрішніх приміток або інших технічних елементів, що не є самостійним предметом запиту.
11. Установити, що запити на публічну інформацію щодо відомостей з електронного архіву опрацьовуються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» у межах інформації, яка існує, зафіксована в електронному архіві на момент надходження запиту та перебуває у володінні виконавчого комітету Охтирської міської ради.
12. Установити, що офіційними формами надання відомостей з архіву є довідка, витяг, відповідь у межах конкретного запиту на публічну інформацію або копія наявного документа у випадках, передбачених законом.
13. Установити, що інформація за запитами на публічну інформацію надається у межах інформації, яка існує, зафіксована в архіві на момент надходження запиту та перебуває у володінні виконавчого комітету Охтирської міської ради.
14. Визначити, що підготовка нових аналітичних довідок, спеціальних вибірок, нових зведених таблиць, статистичних узагальнень, порівнянь або інших документів, які не існували на момент надходження запиту, здійснюється лише у випадках, прямо передбачених законом, службовим завданням або управлінською потребою.
15. Відділу з питань взаємодії з правоохоронними органами та надзвичайних ситуацій Охтирської міської ради забезпечити ведення електронного архіву, резервне копіювання, фіксацію джерел отримання інформації, облік виданих довідок та витягів, а також належне опрацювання звернень і запитів відповідно до вимог законодавства.
16. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету Гуця В.О.

Міський голова                                                                    Павло КУЗЬМЕНКО

Керуючий справами

виконавчого комітету                                                       Володимир ГУЦЬ