№ 223 від 22.08.2011 р.Про Положення про відділ з організації діяльності ради Охтирської міської ради
Охтирська міська рада
Шосте скликання
Чотирнадцята сесія
РІШЕННЯ
від 22.08.2011 р. Охтирка № 223
Про Положення про відділ з організації
діяльності ради Охтирської міської ради
Відповідно до рішення Охтирської міської ради від 15.04.2011 року № 139-МР «Про затвердження структури і штатів апарату міської ради, її виконавчого комітету та інших виконавчих органів ради (невідокремлені структурні підрозділи), керуючись частиною четвертою статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада вирішила:
- Затвердити Положення про відділ з організації діяльності ради Охтирської міської ради (додається).
- Рішення міської ради від 25.02.2010 р. № 963-МР «Про затвердження Положення про відділ з організації діяльності ради, зв’язків з громадськістю, інформаційно-аналітичного та комп’ютерного забезпечення Охтирської міської ради» вважати таким, що втратило чинність.
- Рішення набирає чинності з дня його прийняття.
Секретар міської ради О.В.Цілуйко
Додаток
до рішення міської ради
від _________ №_____
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ з організації діяльності ради Охтирської міської ради
І. Загальні положення
1.1. Відділ з організації діяльності ради Охтирської міської ради (надалі – Відділ), є невідокремленим структурним підрозділом Охтирської міської ради.
1.2.Відділ утворюється міською радою, є її виконавчим органом, підконтрольний і підзвітний міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові та секретарю міської ради, відповідно до розподілу обов`язків, з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади відділ також є підконтрольним обласній державній адміністрації.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», Регламентом роботи ради, Положенням про постійні комісії, рішеннями міської ради, розпорядженнями міського голови, цим Положенням та іншими нормативними актами.
1.4. Структуру і чисельність працівників відділу затверджує міська рада за поданням міського голови.
1.5. Відділ з організації діяльності ради Охтирської міської ради у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з депутатами міської ради та обласної ради від м. Охтирки, членами виконавчого комітету міської ради, іншими виконавчими органами Охтирської міської ради, а також з підприємствами, установами та організаціями, громадсько-політичними та релігійними об`єднаннями громадян, фізичними особами.
ІІ. Завдання та функції Відділу
2.1. Відділ здійснює організаційне, юридичне, інформаційне та аналітичне забезпечення діяльності Охтирської міської ради, зв`язки із засобами масової інформації та громадськістю, організовує взаємодію з політичними партіями, громадськими організаціями та органами самоорганізації населення.
2.2. Створює умови для продуктивної роботи депутатського корпусу, зокрема своєчасного забезпечення депутатів матеріалами, які вносяться на розгляд сесії міської ради, необхідними нормативно-правовими актами.
2.3. За дорученням міського голови, секретаря міської ради складає перелік питань, внесених до порядку денного, та формує матеріали сесій згідно з наданими проектами рішень; оповіщає депутатів та структурні підрозділи міської ради про час та місце проведення сесій.
2.4. Проводить реєстрацію депутатів та запрошених, що прибули на сесію міської ради; надає допомогу в організації лічильної комісії; вирішує інші організаційні питання, пов’язані з проведенням сесії.
2.5. Забезпечує ведення і оформлення протоколів сесій Охтирської міської ради, їх облік, зберігання та передачу в установленому порядку до архівного відділу.
2.6. На підставі пропозицій міського голови, постійних комісій, депутатів, виконавчого комітету, загальних зборів громадян узагальнює пропозиції до проектів планів роботи міської ради, організовує їх попередній розгляд на засіданнях постійних комісій. Забезпечує контроль за виконанням планів роботи міської ради.
2.7. Контролює тиражування рішень в необхідній кількості примірників; розсилає підписані міським головою рішення Охтирської міської ради виконавчим органам міської ради, посадовим особам для організації їх виконання. На вимогу юридичних та фізичних осіб, за дорученням керівництва міської ради, здійснює видачу копій рішень міської ради.
2.8. Отримані від виконавців електронні примірники прийнятих рішень міської ради передає до відповідного сектору для їх подальшого розміщення на офіційному сайті Охтирської міської ради та в ЗМІ. Веде облік опублікованих рішень міської ради.
2.9. Веде облік прийнятих рішень міської ради та надає їх виконавцям.
2.10. Контролює поповнення Web – сторінки Охтирської міської ради з питань висвітлення роботи ради, депутатів ради, постійних комісій, депутатських груп та фракцій.
2.11. Розробляє проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, розпорядження міського голови з питань, віднесених до компетенції відділу. Аналізує проекти рішень міської ради розробників в межах наданих повноважень.
2.12. Отримує від структурних підрозділів міської ради та реєструє завізовані відповідно до Регламенту роботи міської ради проекти рішень міської ради.
2.13. Забезпечує облік вхідної та вихідної документації Відділу та постійних комісій, забезпечує ведення діловодства постійних комісій міської ради.
2.14. Координує діяльність постійних комісій, забезпечує необхідні умови для їх роботи, запрошує депутатів та спеціалістів виконавчих органів ради на засідання постійних комісій.
2.15. За дорученням постійних комісій забезпечує їх необхідними інформаційно-аналітичними матеріалами. Сприяє постійним комісіям міської ради у здійсненні контролю за виконанням рішень міської ради. Надає допомогу постійним комісіям у розробці та оформленні висновків і рекомендацій з питань, що розглядаються постійними комісіями.
2.16. Надає депутатам допомогу у здійсненні ними своїх повноважень, забезпечує їх необхідною інформацією. Узагальнює доручення виборців, направляє виконавчим органам для розробки заходів з їх виконання та організовує їх розгляд міською радою.
2.17. Організовує навчання депутатів. Забезпечує умови роботи депутатів у приміщенні Охтирської міської ради.
2.18. Веде облік заяв депутатів міської ради щодо виготовлення посвідчень помічників-консультантів депутатів міської ради. Організовує контроль за виготовленням вищезазначених посвідчень. Видає готові посвідчення.
2.19. Веде облік відвідувань депутатами сесій, засідань постійних комісій, забезпечує депутатський корпус документами, які підтверджують виконання депутатами своїх повноважень.
2.20. Організовує контроль за своєчасним наданням відповідей депутатам на депутатські запити.
2.21. Організовує та координує роботу громадської ради, інших консультативно-дорадчих органів відповідно до компетенції Відділу, утворених міською радою, виконавчим комітетом або міським головою, бере участь у їх роботі.
2.22. Здійснює організацію підготовки і проведення референдумів всіх видів, виборів до органів державної влади і місцевого самоврядування.
2.23. Виконує доручення міського голови та секретаря міської ради з організації розгляду скарг, заяв з питань депутатської діяльності та звернень громадян на засіданнях постійних комісій, контролює терміни їх розгляду.
2.24. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, відповідно до розпоряджень, доручень міського голови, секретаря міської ради в межах компетенції Відділу.
2.25. Сприяє міському голові, секретарю міської ради, Охтирській міській раді у розвитку зв`язків з політичними партіями та громадськими організаціями, релігійними конфесіями, засобами масової інформації та органами самоорганізації населення.
2.26. Аналізує виборчі процеси.
2.27. Готує матеріали для здійснення в установленому порядку реєстрації місцевих об`єднань громадян, органів самоорганізації населення територіальної громади міста.
2.28. Координує роботу голів квартальних та сільського комітетів, квартальних уповноважених, здійснює їх зв`язок з міською радою та її виконавчим комітетом.
2.29. Перевіряє відповідність законодавству проектів рішень міської ради, з наступним візуванням їх головним спеціалістом, юрисконсультом відділу з організації діяльності ради за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують.
2.30.Бере участь у захисті законних інтересів міської ради та органів самоорганізації населення.
2.31.Проводить разом з іншими структурними підрозділами роботу по перегляду рішень міської ради, з метою приведення їх у відповідність чинному законодавству готує пропозиції щодо внесення до них змін і доповнень чи визнання їх такими, що втратили чинність.
2.32. Представляє в установленому законодавством порядку інтереси міської ради та органів самоорганізації населення в судах та інших органах.
2.32. Перевіряє відповідність законодавству внесених до міської ради місцевих ініціатив та рішень загальних зборів громадян.
2.34. Забезпечує прийом документів та інших матеріалів, що надходять електронною поштою до міської ради та виконавчого комітету, передачу документів та інших матеріалів обласній державній адміністрації, обласній раді та іншим адресатам.
2.35. Формує електронну базу рішень міської ради.
ІІІ. Керівництво
3.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою в порядку, передбаченому чинним законодавством України.
3.2. Начальник Відділу безпосередньо підпорядковується міському голові, підзвітний та підконтрольний секретарю міської ради.
3.3. Начальник Відділу:
3.3.1. Здійснює керівництво Відділом та несе відповідальність за виконання покладених на нього завдань і функцій, згідно з цим Положенням.
3.3.2. Координує взаємодію Відділу з іншими виконавчими органами міської ради та виконавчого комітету.
3.3.3. Планує роботу і забезпечує виконання планів роботи Відділу, рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
3.3.5. Розробляє посадові інструкції працівників Відділу, що затверджуються міським головою.
3.3.6. Визначає і розподіляє функціональні обов’язки та завдання між працівниками Відділу, аналізує результати та вживає заходи щодо підвищення ефективності діяльності Відділу.
3.3.7. Забезпечує дотримання у Відділі інструкцій по діловодству та по роботі з конфіденційною інформацією.
3.3.8. Вносить пропозиції щодо заохочення підлеглих.
3.4. На час відсутності начальника (відрядження, відпустка, хвороба і
т. і.) його обов’язки виконує один з спеціалістів відділу.
ІV. Права керівника ВІДДІЛУ
4.1. Одержувати у встановленому порядку від структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету, організацій, установ, підприємств, незалежно від форм власності, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.
4.2. Скликати у встановленому порядку наради з питань, що належать до компетенції Відділу.
4.3. Приймати рішення з питань, що належать до компетенції Відділу, підписувати проекти документів, листи тощо, створені у Відділі.
4.4. Вносити пропозиції щодо поліпшення діяльності структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету з питань інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування, інформування населення та забезпечення відкритості у діяльності міської ради та її виконавчого комітету.
4.5. Вносити пропозиції з інших питань, що належать до його компетенції.
4.6. Залучати спеціалістів інших підрозділів міської ради, виконавчого комітету, а також об’єднань громадян (за їх згодою) до підготовки і розгляду питань, що належать до компетенції Відділу.
4.7. Брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах, що належать до компетенції Відділу.
- Відповідальність керівника ВІДДІлу
5.1. Начальник Відділу несе повну відповідальність за виконання завдань і функцій, зазначених у розділі ІІ цього Положення.
5.2. Відповідальність інших працівників Відділу визначається посадовими інструкціями.
VІ. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ
6.1. У процесі виконання покладених на нього завдань Відділ взаємодіє із структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету, ЗМІ, об’єднаннями громадян.
6.2. Отримує у встановленому порядку від структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань.
6.3. Залучає спеціалістів інших структурних підрозділів для підготовки і розгляду питань, що належать до компетенції Відділу, за згодою керівників структурних підрозділів.
Секретар міської ради О.В. Цілуйко