Про роботу архівного відділу Охтирської міської ради та виконання плану розвитку архівної справи за 2025 рік

ОХТИРСЬКА МІСЬКА РАДА

      ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ

  СЕСІЯ

Р І Ш Е Н Н Я

___________                                    м. Охтирка                                        ______

Заслухавши звіт начальника архівного відділу про роботу архівного відділу Охтирської міської ради та виконання плану розвитку архівної справи за 2025 рік, відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», пункту 4 частини другої та підпункту 10 пункту «а» частини першої статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», керуючись частиною першою статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міська рада вирішила:

1. Звіт про роботу архівного відділу Охтирської міської ради та виконання плану розвитку архівної справи за 2025 рік взяти до відома (додається).

Міський голова                                                               Павло КУЗЬМЕНКО

Додаток

до рішення сімдесят четвертої

(позачергової) сесії

восьмого скликання

Охтирської міської ради

від _______ 2026 № ____ – МР

Звіт

про роботу архівного відділу Охтирської міської ради

та виконання плану розвитку архівної справи за 2025 рік

Архівний відділ є виконавчим органом Охтирської міської ради, який відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про архівний відділ Охтирської міської ради, затвердженого рішенням сімнадцятої сесії сьомого скликання Охтирської міської ради від 30.06.2016 № 359 – МР «Про Положення про архівний відділ Охтирської міської ради», реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства на території м. Охтирка.

З грудня 2004 року архівний відділ розташовано у пристосованих приміщеннях.

Приміщення сухі, вентильовані, опалення центральне, освітлення штучне, встановлені закриті світильники. У кабінеті на вікні є решітка. В архівосховищах вікна відсутні, вхідні двері металеві, між архівосховищами – міжкімнатні. Стелажне обладнання металеве та дерев’яне.             Документи постійного зберігання закартоновані.

Умови зберігання документів в архівному відділі відповідають вимогам:

документи Національного архівного фонду (далі НАФ) та документи з кадрових питань та особового складу ліквідованих підприємств знаходяться на зберіганні в окремих архівосховищах; документи НАФ розміщені на металевих стелажах, документи з особового складу – на металевих та дерев’яних стелажах.

Фізичний стан документів добрий, в архівосховищах регулярно проводиться вологе прибирання.

В приміщеннях архівного відділу установлено пожежну сигналізацію

(листопад 2007 року), охоронну сигналізацію (червень 2008 року). Сигналізації знаходяться в робочому стані, працюють, з 2018 року підключені до центрального пульта, обслуговуються управлінням поліції охорони в Сумській області згідно з договором № П02-000481-19-88 від 31.01.2019.

Охоронною сигналізацією обладнано п’ять  архівосховищ, пожежною сигналізацією – чотири архівосховища.

Зовнішнє відеоспостереження встановлене у 2020 році, знаходиться в робочому стані. Зображення з камер відеоспостереження виведено на телевізор чергової частини Охтирського відділу поліції.

Архівний відділ забезпечено двома вуглкекислотними вогнегасниками ВВК-2 (переносні) та двома вогнегасниками ВВК 3,5.

У січні 2025 року проведено технічне обслуговування шляхом перезарядження всіх чотирьох вогнегасників. Ідентифікаційний номер працівника ПТОВ, який проводив технічне обслуговування 2359623014; 2539411897. Ліцензійна серія АГ № 595671, термін дії необмежений з 13.01.2011 року,  номер  свідоцтва  виконавця  ТО  вогнегасника

12 СВ № 870915; 12 СВ № 556205.

В архівному відділі є дві штатні одиниці: начальник архівного відділу та головний спеціаліст архівного відділу.

Відповідно до ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та згідно з планом розвитку архівної справи на 2025 рік працівники архівного відділу протягом звітного періоду здійснювали делеговані та власні (самоврядні) повноваження у галузі архівної справи і діловодства:

– делеговані повноваження: пункт 4 частини 2 статті 38, зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території;

– власні (самоврядні) повноваження: підпункт 10 пункту «а» частини 1 статті 38 централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду).

З метою виконання делегованих повноважень протягом звітного року працівники архівного відділу забезпечували збереження та облік документів НАФ, створювали науково-довідковий апарат до документів, проводили експертизу цінності документів, контролювали організацію зберігання документів НАФ в архівах  підприємств, установ і організацій міста.

У 2025 році спеціалістом архівного відділу упорядковано 240 справ за 2022-2023  роки, з них: 128 справ постійного зберігання, 112 справи з особового складу юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають справи на державне зберігання до архівного відділу  Охтирської міської ради, а саме:

На упорядковані документи укладено 10 описів справ постійного зберігання та 14 описів справ з особового складу та звільнених працівників, які погоджені на засіданнях ЕПК Державного архіву.

Щорічно на зберігання до архівного відділу приймаються документи  вищезазначених установ списку № 1, справи обліковуються та картонуються.

У 2025 році до архівного відділу передані на зберігання 143 справи постійного зберігання за 2004-2022 роки, які поповнили відповідно 7 фондів та утворили 1 новий фонд управлінської документації списку № 1:

Таким чином, станом на 01.01.2026 року в архівному відділі зберігаються документи НАФ, які утворили 29 фондів  у кількості  7892 справи.

В архівному відділі зберігаються 5 фондів справ  особового походження, які складаються з 62 одиниць зберігання у кількості 112 документів. Це друковані видання, автобіографії, фотографії, періодичні видання за різні роки з надрукованими в них творами охтирських поетес та поетів Катерини Квітчастої, Галини Будянської, Ніни Багатої, Анатолія Дудченка, Миколи Вереса. У 2025 році нові документи особового походження не надходили.

Ступінь заповнення стелажного обладнання документами НАФ складає 90 відсотків.

З метою виконання власних повноважень до Трудового архіву на зберігання прийняті документи від 1 ліквідованої юридичної особи у кількості 5 справ, які утворили 1 новий фонд. На упорядковані документи з особового складу  укладено описи справ з особового складу, які схвалено на засіданнях ЕК архівного відділу:

В архівосховищах зберігаються документи з особового складу та тимчасового зберігання окружної виборчої комісії з виборів народних депутатів України:

за 2002, 2006, 2007, 2014, 2015, 2019, 2020  роки – справи з особового складу;

за 2019 рік – 21 справа, в тому числі: 217 боксів з виборчими бюлетенями, 6 боксів зі списками виборців, 11 боксів з виборчою документацією.

На даний час у архівосховищі Трудового архіву зберігаються документи  182 фондів з кадрових питань та особового складу ліквідованих підприємств міста у кількості 9843 справи.

Ступінь заповнення стелажного обладнання документами з особового складу ліквідованих підприємств складає 90 відсотків.

Таким чином, в архівному відділі та Трудовому архіві знаходяться на зберіганні разом 216 фондів у кількості 17797 справ постійного зберігання, особового походження та з особового складу ліквідованих підприємств міста.

Одним із напрямків роботи архівного відділу є використання інформації, що міститься в документах НАФ та з кадрових питань та особового складу.

В архівному відділі розглядаються звернення громадян згідно з графіком прийому громадян. Працівники відділу  забезпечують вчасне виконання запитів соціально-правового характеру згідно з заявами громадян та зверненнями юридичних осіб.

Станом на 01 січня 2026 року надійшло  603  заяви громадян та звернень  юридичних осіб, на виконання яких підготовлено довідки соціально-правового характеру, витяги та копії розпоряджень, рішень виконавчого комітету та сесій міської ради, з них:

• з позитивною відповіддю –   597 довідок;
• з рекоменда­цією звернути­ся за місцем знаходження

документів – 6 довідок.

На особистому прийомі громадян прийнято 482 заяви.

Щорічно направляються інформаційні листи щодо наявності та

надходження документів НАФ та ліквідованих організацій, підприємств та установ міста  в управління Пенсійного фонду України в м. Охтирці та Охтирському районі.

Наступним напрямком роботи архівного відділу є формування НАФ, експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівахюридичних осіб м. Охтирка.

Так на 12 засіданнях експертної комісії у 2025 році опрацьовано та схвалено 108 документів:

описи справ постійного строку зберігання списку № 1;

описи справ з кадрових питань (особового складу) та описи справ звільнених працівників списку № 1;

описи справ з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств; номенклатури справ;

положення про архів та експертну комісію;

акти «Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду».

На виконання Плану заходів програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ архівним відділом Охтирської міської ради на 2025-2029 роки 31.10.2025 року здійснено перевірку наявності документів НАФ фонду № 32/Р-7630 відділу освіти Охтирської міської ради.

За результатами перевірки складено Акти перевіряння наявності і стану справ постійного строку зберігання фонду № 32/Р-7630 відділу освіти Охтирської міської ради.

Згідно з актом № 1 від 31.10.2025 року в архівному відділі зберігаються і є в наявності 479 справ постійного зберігання за 1989-1990 навчальний рік – 2020 рік фонду № 32/Р-7630.

Справи постійного зберігання 100-відсотково закартоновані, зберігаються на металевому стелажі в приміщенні архівосховища, в якому є металеві двері, установлені закриті світильники, відсутні регістри центрального опалення, немає вікон; приміщення забезпечено штучною вентиляцією.

Згідно з актом № 2 від 31.10.2025 року у відділу освіти Охтирської міської ради упорядковані, описані та зберігаються і є в наявності 55 справ за 2021-2023 роки згідно з описом № 1 (продовження) справ постійного зберігання.

У відділу освіти Охтирської міської ради справи постійного зберігання зберігаються у сейфі; бухгалтерські документи на металевих стелажах в окремому приміщенні.

Акти № 1 та № 2 перевіряння справ винесено на розгляд і схвалення на засіданні ЕК архівного  відділу у листопаді 2025 року (протокол № 11 від 05.11.2025 засідання ЕК архівного відділу).

Всі справи НАФ в наявності, тому що в тимчасове користування справи не видавались.

Протягом звітного періоду спеціалістом архівного відділу здійснено 4  тематичні перевірки.

Одночасно працівники архівного відділу надавали індивідуальні консультації та методичні рекомендації відповідальним за діловодство та архівну справу в організаціях, установах та на підприємствах міста з подальшим укладанням положення про архів, положення про експертну комісію, номенклатури справ  на  2026 рік.

У рамках масштабування співпраці Державної архівної служби України та міжнародних партнерів і донорів з Міжнародною радою архівів (ICA International Council on Archives) і Міжнародного альянсу із захисту культурної спадщини в зонах конфлікту (ALIPH Foundation), з метою виконання завдання 4 Операційного плану заходів з реалізації у 2025-2027 роках Стратегії захисту документальної спадщини як запоруки збереження національної ідентичності та державності на період до 2027 року, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24 грудня 2024 р. № 1349-р, щодо оцифрування архівних документів, забезпечення їх збереженості та доступу до них з листопада 2024 року та протягом 2025 року працівники архівного відділу брали участь у заходах, передбачених планами заходів з оцифрування документів:

навчання під час тренінгів у навчальних практичних семінарах в режимі онлайн щодо ознайомлення з ключовими концепціями, стандартами та найкращими практиками оцифрування, цифрового збереження та реагування на надзвичайні ситуації;

вивчення методичних рекомендацій «Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього» щодо створення цифрового фонду користування документами Національного архівного фонду для застосування у практичній роботі, розроблених та наданих Державним архівом Сумської області;

за сприяння Міжнародної ради архівів головний спеціаліст архівного відділу взяла участь 16.09-19.09.2025  у практичному навчальному семінарі з оцифрування архівних документів, цифрового зображення та реагування на надзвичайні ситуації, який відбувся у м. Варшава, Польща;

набуття працівниками архівного відділу професійних навичок з оцифрування документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архівосховищах архівного відділу Охтирської міської ради, та їхнього застосування в умовах війни, коли архівні установи стикаються з неминучими ризиками, обмеженнями та проблемами безпекового характеру.

Відповідно до листа Державного архіву Сумської області від 13.06.2025 № 327/01-28 «Про надання пропозицій до Програми оцифрування» (лист Державної архівної служби України від 03.06.2025 № 2942/2.02-27/0 «Про розроблення проєкту Програми оцифрування архівних інформаційних ресурсів») в архівному відділі розроблено план оцифрування документів Національного архівного фонду (з паперовим носієм) на  2026 – 2030 роки та план оцифрування описів справ на документи Національного архівного фонду (з паперовим носієм) на 2026–2030 роки.

Секретар міської ради                                                Вікторія БУЛАХ

Начальник архівного відділу                                    Оксана ШЕВЧЕНКО