Про внесення змін до Програми забезпечення організаційної  діяльності   міської ради та її виконавчого комітету на  2024-2026 роки

ОХТИРСЬКА МІСЬКА РАДА

      ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ

  СЕСІЯ

Р І Ш Е Н Н Я

___________                                    м. Охтирка                                        ______

Про внесення змін до Програми забезпечення

організаційної  діяльності   міської ради та

її виконавчого комітету на  2024-2026 роки

1. Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  керуючись частиною 1 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада вирішила:

   1. Внести зміни до Програми забезпечення організаційної  діяльності міської ради та її виконавчого комітету на  2024-2026 роки, затвердженої рішенням Охтирської міської ради від 07.11.2023 № 862-МР «Про Програму забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2026 роки», згідно з додатком (додається).

   2. Координацію роботи з виконання Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2026 роки, з урахуванням змін внесених до неї цим рішенням, покласти на заступників міського голови, секретаря міської ради та керуючого справами виконавчого комітету міської ради, контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію з питань бюджету, соціально-економічного розвитку та інвестицій, промисловості та підприємництва.

Міський голова                                                               Павло КУЗЬМЕНКО

Додаток

до рішення міської ради

від ____________ № ________

Зміни до Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024-2026 роки

1. Пункт 8 Паспорту Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2026 роки викласти в новій редакції, а саме:

2. Розділ 2 Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2026 роки доповнити абзацом наступного змісту:

«- представницькі витрати, пов’язанів з прийомом і обслуговуванням представників і делегацій, партнерів інших громад України, органів місцевого самоврядування, органів державної влади, іноземних представництв, з метою здійснення загальнодержавних та міжнародних зв’язків, налагодження та зміцнення взаємовигідного співробітництва та вирішення питань, віднесених до компетенції органів місцевого самоврядування:

1) на проведення офіційного прийому представників (сніданок, обід, вечеря);

2) транспортне забезпечення представників (замовлення послуг з перевезення, транспортування делегацій);

3) заходи культурної програми;

4) придбання сувенірної продукції;

5) оплата послуг перекладача;

6) буфетне обслуговування;

7) оплата проживання у готелях;

8) придбання та розповсюдження квіткової, інформаційної, рекламної та іншої продукції, подарунків.

Порядок використання представницьких витрат здійснюється відповідно до Положення, що є додатком до цієї Програми».

3. 3. Розділ 3 Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2026 роки викласти в новій редакції, а саме:

3. Обсяги та джерела фінансування Програми

3. В додатку до Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2025 роки «Напрямки діяльності та заходи Програми забезпечення організаційної діяльності міської ради та її виконавчого комітету на 2024 – 2026 роки»:   

1) пункт 8 викласти в новій редакції:

2) позицію «Разом» викласти в новій редакції:

Секретар міської ради                                                            Вікторія БУЛАХ

Керуючий справами

виконавчого комітету                                                             Володимир ГУЦЬ

Додаток

до Програми забезпечення організаційної

діяльності міської ради її виконавчого

комітету на 2024-2026 роки

П о л о ж е н н я

про витрати на здійснення представницьких та інших заходів

 Охтирської міської ради та її виконавчого комітету

Основні поняття, що використовуються в цьому Положенні.

Представницькі витрати – це витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування представників і делегацій (в тому числі – іноземних), які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, налагодження та продовження співпраці між органами місцевого самоврядування, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.

Офіційний прийом – захід, спрямований на встановлення або підтримання партнерських відносин, а також підписання меморандумів, договорів, угод про співпрацю, інших документів, які проводяться за участі офіційних осіб сторонньої організації.

Офіційні особи –  представники громад, іноземних представництв:

–особи, які входять до складу делегації органів місцевого самоврядування, іноземних представництв, організації;

– посадові особи, яким, відповідно до службових повноважень, надано право проведення переговорів або підписання меморандумів, договорів і угод про співпрацю або ініціювання підписання таких договорів та угод. А також особи, які безпосередньо курирують реалізацію укладених меморандумів, договорів і угод;

– фізичні особи, яким право на підписання меморандумів, договорів, угод, додаткових угод, протоколів розбіжностей та інших цивільно-правових і процесуальних документів від імені представленої громади, організації надано на підставі довіреності, виданої керівними органами такої організації.

Організації – юридичні та фізичні особи незалежно від форми власності й громадянства реєстрації, а також органи державної влади та управління, які співпрацюють з Охтирською міською радою та її виконавчими органами за напрямками її діяльності або планують здійснення такої співпраці в майбутньому.

І. Загальні положення

Це Положення обґрунтовує й деталізує порядок формування, структуру витрат, формування «коштів на представницькі витрати», звітність і планування проведення представницьких заходів Охтирської міської  ради та її виконавчих органів (далі –  міська рада), пов’язаних із прийомом та обслуговуванням офіційних представників інших громад, організацій, у тому числі іноземних.

Основною метою здійснення таких витрат є забезпечення заходів щодо встановлення співробітництва міської ради з іншими громадами, організаціями, формування взаємовигідних відносин в інтересах міської ради та вирішення питань, пов’язаних з її діяльністю.

Ці заходи проводяться винятково від імені міської ради, проведення таких заходів здійснюється за дорученням міського голови.

ІІ. Спрямування представницьких витрат

1. Міська рада самостійно, відповідно до розпорядження міського голови, визначає порядок проведення представницьких заходів.

Проведення даних заходів може здійснюватися самостійно міською радою, а також сторонніми організаціями, за договором з міською радою як у комплексі, так і за окремими видами послуг.

2. Здійснення представницьких витрат може проводитися за такими напрямками:

– офіційний прийом делегацій (сніданок та/або обід, та/або вечеря, та/або інший аналогічний захід);

– буфетне обслуговування, у частині витрат на організацію харчування офіційних представників інших громад, організацій та офіційних представників міської ради, під час проведення представницьких заходів;

– транспортне обслуговування з доставки учасників заходів до місця проведення представницького заходу та(або) засідання керуючого органу та назад;

– забезпечення процесу проведення зустрічей, переговорів послугами перекладачів, які не перебувають у штаті міської ради;

• оплата номерів у готелях для проживання делегацій;
• бронювання номерів у готелях у межах 50% вартості номера на добу;

–  придбання та розповсюдження квіткової, інформаційної, рекламної та іншої продукції, подарунків.

ІІІ. Нормативи граничних розмірів представницьких витрат

 та їх обґрунтування

1.                       Міська рада витрати на прийом і обслуговування  представників і делегацій (в тому числі іноземних) проводить у межах коштів, передбачених кошторисом.Кошторис на прийом і обслуговування представників і делегацій (в тому числі іноземних) затверджується міським головою  з віднесенням витрат за рахунок загальної економії за кошторисом на утримання виконавчого комітету міської ради.

2. Формування розміру коштів, що відносяться на представницькі витрати, здійснюється відповідно до Планового кошторису представницьких витрат міської ради на поточний календарний рік, який є складовою частиною Кошторису доходів і витрат з діяльності міської ради.
3. Порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат на представницькі заходи аналогічний до порядку обліку витрат виконавчого комітету міської ради.
4. Порядок і терміни складання Планового кошторису, а також порядок і терміни його подання здійснюється відповідно до чинного законодавства України.

ІV. Порядок одержання та використання засобів,

 оформлення та відображення в обліку

1. Перед проведенням представницьких та інших заходів, пов’язаних із представницькими витратами, на підставі розпорядження міського голови, складається План проведення заходів, із зазначенням:

– найменування організацій –  учасників;

– прізвище, ім’я, по батькові і посади особи, відповідальної за проведення заходу;

– кількості офіційних представників від громад (гостей), іноземних представництв, організації;

–  дати проведення;

– місця проведення. Місцем проведення заходів може бути як територія міської ради, так і пункт громадського харчування та інше місце;

– найменування планованих до проведення заходів, із зазначенням планового часу проведення;

– джерела фінансування та розміру представницьких витрат.

2. Названий План подається на затвердження міському голові, за підписом особи, яка ініціювала проведення заходу або відповідала за його проведення.
3. У разі, якщо послуги з обслуговування представницьких заходів надаються сторонніми організаціями (далі – виконавцями), офіційна особа, відповідальна за проведення такого заходу, разом із Планом проведення заходів може надати договір на надання таких послуг і рахунок на виплату виконавцю авансового платежу, якщо це передбачено договором.
4. Затверджений План заходу є підставою для надання зазначеній офіційній особі коштів на оплату представницьких витрат, а також на оплату рахунку, виставленого виконавцем.
5. Оплата представницьких витрат проводиться безготівковими коштами.
6. Витрати капітального характеру, пов’язані з облаштуванням місця проведення заходів, до представницьких витрат не належать.

1. V. Складання кошторису та його виконання
2. Складання кошторису (розмір ліміту) і контроль за його виконанням покладається на відділ бухгалтерського обліку та звітності апарату міської ради та її виконавчого комітету.
3. У разі перевитрати загальної суми за кошторисом результати з поясненням причин перевитрати надаються міському голові для винесення рішення про прийняття до відшкодування суми перевитрати.
4. Комплект форм документів, необхідних для обліку представницьких витрат:

• Розпорядження про проведення офіційного прийому, заходу або презентації;
• Запрошення, направлене представникам інших громад, іноземних представництв, організацій;
• План офіційного прийому, заходу або презентації;
• Плановий кошторис представницьких витрат;
• Акт на списання представницьких витрат;
• Звіт про фактичні представницькі витрати;
• Журнал реєстрацій учасників представницького заходу.

VІ. Порядок обліку представницьких витрат

Бухгалтерський облік фінансово-господарських операцій та звітність про використання коштів здійснюється відділом бухгалтерського обліку та звітності апарату міської ради та її виконавчого комітету.

VІІ. Зміни Положення

Дане Положення може бути змінено, доповнено при зміні законодавчих і нормативних актів, які регулюють умови формування та використання представницьких витрат, появі нових актів, додаткових витрат, що не враховуються цим Положенням.