Звіт про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців за 2021 рік

3 Лютого, 2022 212

ОХТИРСЬКА МІСЬКА РАДА

ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ

______ СЕСІЯ

Р І Ш Е Н Н Я

00.00.202_ м. Охтирка №

Звіт про роботу відділу ведення Державного

реєстру виборців за 2021 рік

Заслухавши інформацію про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців Охтирської міської ради, керуючись частиною 1 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада вирішила:

Інформацію про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців Охтирської міської ради взяти до відома ( додається).

Міський голова Павло КУЗЬМЕНКО

Звіт про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців

за 2021 рік

Відділ ведення Державного реєстру виборців протягом 2021 року забезпечував виконання заходів, визначених Законами України “Про Державний реєстр виборців”, Виборчим Кодексом України, постановами й дорученнями Центральної виборчої комісії, розпорядженнями та дорученнями голови Сумської обласної державної адміністрації, рішеннями сесії міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

Серед основних засад Державного реєстру виборців визначено законність і пріоритет прав людини, повноту, цілісність та достовірність відомостей, одноразовість включення виборця до Реєстру, поновлюваність, публічний характер та його захищеність.

Організаційно-правова робота відділу за звітний період була спрямована на виконання покладених на нього завдань, а саме:

Забезпечення ведення Реєстру, що передбачало проведення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій:

внесення запису про виборця до бази даних Реєстру;
внесення змін до персональних даних Реєстру;
знищення запису Реєстру на підставах та в спосіб, що встановлені Законом України “Про Державний реєстр виборців” та правовими рішеннями розпорядника Реєстру (ЦВК), з використанням візуального та автоматизованого контролю повноти та коректності персональних даних Реєстру.

Ведення обліку всіх дій щодо зміни бази даних Реєстру, у порядку та за формою, що встановлені розпорядником Реєстру (ЦВК).
Здійснення щомісячного поновлення бази даних Реєстру, опрацювання відомостей за результатом запиту.
Забезпечення у взаємодії з Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України захисту Реєстру в процесі його ведення.
Проведення в разі потреби перевірки зміни персональних даних виборця, зазначених у заяві.
Розгляд запитів та звернень виборців, а також звернень політичних партій у порядку, встановленому Законом України “Про Державний реєстр виборців”.
Проведення постійної перевірки некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру (ЦВК).
Ведення Реєстру постійних виборчих дільниць.
Опрацювання запитів МВ УДМС України в Сумській області щодо надання інформації з ДРВ стосовно переселенців.
Здійснення інших функцій відповідно до законодавства, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

База даних Реєстру по м. Охтирка та селах Велике Озеро, Козятин, Залужани, Пристань, Староіванівського округу станом на 31.12.2021 року містить 39 675 записів, з них :

– померлих – 3375;

– скасовано громадянство – 15;

– недієздатних – 63;

Виборців — 36 215, у тому числі:

– мають виборчу адресу – 35 084, із них – неспроможних самостійно пересуватись – 456;

– без виборчої адреси ( вибулі) – 1131.

До адресного регістру внесено дані щодо 302 вулиць та 10455 будинків.

Періодичне поновлення персональних даних Реєстру

На виконання статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» усі десять суб’єктів подання відомостей забезпечили вчасне подання відомостей періодичного поновлення до відділу ведення Державного реєстру виборців.

За 2021 рік до відділу подано 232 відомості, з них зі змінами- 82, без змін – 150.

До відомостей періодичного поновлення включено 3109 записів. За результатами опрацювання відомостей:

– включено до Реєстру — 25;

– виповнилося 18 років – 330;
– зареєстровано за місцем проживання – 682 ;
– знято з реєстрації – 1015 ;
– змінено прізвище, ім’я та по- батькові — 140;
– померли – 901;
– визнані недієздатними – 6;
– продовження строку недієздатності- 1;
– припинено громадянство- 1;
– набули громадянство — 1;
– неспроможні самостійно пересуватися-

За ініціативними відомостями:

– внесено змін до персональних даних – 151 виборцю.

Проягом 2021 року працівники виконали 78 доручень Розпорядника Реєстру.

За результатами виконання доручень, відповідно до статті 17 частини 5 пункту 1, внесено зміни до персональних даних 337 виборцям.

Внесено зміни до персональних даних виборців засобами АІТС 534 виборцям.

Після опрацювання відомостей періодичного поновлення обов’язково

проводиться аналіз розбіжностей даних при співставленні виборців (відомості/ Реєстр). За звітний період опрацьовано 27 розбіжностей, внесені відповідні відмітки до системи.

За 2021 рік видано 836 наказів керівника відділу на 71 814 виборців, у тому числі щодо:

внесення запису до Реєстру – 191 на 358 осіб;
внесення змін до персональних даних виборців ( у тому числі були внесені зміни до місця народження та виборчої адреси у зв’язку зі змінами в адміністративному устрої) — 567 на 70795 осіб;
щодо знищення запису (термін зберігання яких закінчився) – 78 на 661 особу.

Уточнення персональних даних Реєстру та взаємодія із суб’єктами подання відомостей

За результатами візуального та автоматизованого контролю за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру, що проводиться у відділі постійно,

підготовлено та надіслано до суб’єктів подання відомостей 63 запити на 703 особи, з них:

– до МВ УДМС України в Сумській області – 5 запитів на 8 осіб;

до відділу з питань державної реєстрації — 46 запитів на 661 особу;
до органу юстиції — 5 на 27 осіб;
до міськрайонного суду – 7 запит на 7 осіб;

Усі відповіді на запити внесено до системи АІТС, проведені необхідні зміни ідентифікаційних та персональних даних виборців.

Завдяки співпраці з Центром надання адмістративних послуг , відділом з питань державної реєстрації Охтирської міської ради перевірено відомості на 1826 осіб.

До відділу із заявами щодо внесення відповідних змін звернулася —39 осіб, з них;

– на включення до Реєстру — 3 осіб;
– про внесення змін до персональних даних – 35 осіб;
– щодо неправильностей у реєстрі стосовно іншої особи — 1 особа.

На особливому контролі перебувають завдання, що стосуються забезпечення розгляду заяв та запитів громадян згідно статей 19,20,21 Закону України “Про державний реєстр виборців”. За звітнийй період таких звернень надійшло 43.

З метою внесення до ДРВ повних та достовірних відомостей про виборців Службою розпорядника Державного реєстру виборців постійно удосконалюється програмне забезпечення автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи “ Державний реєстр виборців”.

З травня 2021 року виконано роботи відповідно до Постанови № 555 «Про затвердження Порядку подання Центральній виборчій комісії відомостей з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть фізичних осіб». Таким чином, розпочалася взаємодія із Державним реєстром актів цивільного стану на центральному рівні в електронному вигляді. Зареєстровані відомості про смерть отримуються кожного дня за попередній день та потрапляють до бази даних Державного реєстру виборців та підлягають обов’язковому опрацюванню та проведенню відповідного наказу.

З жовтня 2021 року в інформаційно-телекомунікаційній системі «Державний реєстр виборців» відбувається взаємодія між Державним реєстром виборців та порталом «ДІЯ» (https://diia.gov.ua). Взаємодія відбувається в режимі онлайн, від порталу “Дія” надходять запити до відділу ведення Державного реєстру виборців за даними ПІБ та датою народження щодо перевірки наявності/правильності персональних даних в базі даних Державного реєстру виборців осіб, наданих службою розпорядника Реєстру. Таких запитів за звітний період до відділу надійшло 9, до яких включено 9 осіб.

Розпорядником Реєстру постійно надсилається завдання щодо обов’язкової перевірки відомостей про осіб, які містяться в указах Президента України щодо набуття/втрати ними громадянства України. За звітний період проведено перевірку 10 осіб.

Ведення виборчих дільниць, які існують на постійній основі

Постійно вносяться зміни до Геоінформаційної підсистеми АІТС “Державний реєстр виборців” (АІТС ДРВ ГІС) – ведення “Картографічного обліку Реєстру постійних виборчих дільниць”.

У зв’язку із внесенням до системи АІТС 125 нововведених будинків, проведено 17 змін довідника виборчих дільниць, які існують на постійній основі.

Підготовлено та надіслано Подання до ЦВК щодо зміни назви стаціонарного лікувального закладу, у якому утворено спеціальну виборчу дільницю № 590826.

Організаційна робота

На виконання статті 3 Закону України “Про Державний реєстр виборців”, з метою забезпечення повноти й цілісності відомостей Реєстру, протягом 2021 року проводились робочі наради із суб’єктами подання відомостей з питання дотримання вимог інструкції щодо заповнення відомостей періодичного поновлення.Так, зокрема:

15.02.2021 начальник відділу звітувала на апаратній нараді при міському голові з питання виконання пункту 5 частини другої статті 38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” за 2020 рік.

22.02.2021 звіт начальника відділу на постійній депутатській комісії з питань правової політики, місцевого самоврядування, депутатської етики, гуманітарної політики та соціального захисту про роботу відділу ведення ДРВ за 2020 рік.

25.02.2021 звіт начальника відділу на VI сесії міської ради про роботу відділу ведення ДРВ за 2020 рік

16.03.2021 проведена робоча нарада із суб’єктами подання відомостей щодо можливості надсилання подання відомостей про виборців періодичного поновлення до відділу ведення ДРВ в електронному вигляді з електронним підписом.

13.04.2021 проведена робоча нарада з відділом ДРАЦС щодо взаємодії із Державним реєстром актів цивільного стану на центральному рівні та надходження їх до відділу ведення в електронному вигляді.

24.06.2021 – проведена нарада при керуючому справами виконавчого комітету Охтирської міської ради з питання «Щодо організації подання відомостей періодичного поновлення та опрацювання результатів запитів, що подаються до відділу ведення Державного реєстру виборців Охтирської міської ради міським головою, відповідно до частини 16 статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців».

Комплексна система захисту інформації

Відділ ведення забезпечує захист Реєстру в процесі його створення та ведення у взаємодії з Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України (КСЗІ). Усі вимоги щодо належного функціонування відділу та захисту інформації, що циркулює у відділі відповідно до вимог Постанови ЦВК від 20 грудня 2007року № 572 (із змінами, внесеними постановою ЦВК від 4 червня 2010року №302 та із змінами від 25 червня 2020року №129) міською радою забезпечені на 100%.

До робочого приміщення відділу ведення Державного реєстру виборців застосовано правила та режим для приміщень з обмеженим доступом, обладнано охоронною та пожежною сигналізацією.

Протягом року працівниками відділу забезпечувалась робота з виконання вимог криптографічного захисту Реєстру в процесі його створення та ведення у взаємодії з Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України, відповідно до вимог чинного законодавства.

Відповідно до затвердженого плану виконуються роботи щодо забезпечення безперебійного функціонування системи АІТС “ДРВ” та комплексної системи захисту інформації.

Постійно оновлюється програмне забезпечення щодо захисту від вірусів да загроз, для належного їх функціонування.

Продовжено термін дії сертифікатів кваліфікованого електроннного підпису працівникам відділу ведення Державного рестру виборців.

На автоматизованих робочих місцях (АРМ) постійно відбувається оновлення програмного продукту щодо захисту від вірусів да загроз, для належного їх функціонування та проведено оновлення сертифікатів ПАЗІ для роботи в АІТС ДРВ на всіх робочих станціях.

Відповідно до інструкції криптографічного захисту інформації в АІТС “ДРВ” адміністратором безпеки виконано за 2021 рік 198 планових завдань.

Про виконання всіх завдань Розпорядника реєстру щодо експлуатації інформаційно телекомунікаційної системи (ІТС) адміністратором безпеки відділу вносяться відповідні записи до електронного журналу та фіксуються в паперовому журналі.

Роз’яснювальна робота

Відповідно до статей 19, 20 Закону України «Про Державний реєстр виборців», з метою інформування виборців в соціальній мережі Facebook на сторінці “Державний реєстр виборців м. Охтирка”, в інформаційній стрічці постійно викладається інформація щодо актуальних питань організації виборчого процесу, необхідності заздалегідь перевірити свої персональні дані, що містяться в Реєстрі та основних прав громадян у відносинах з Реєстром виборців.

01.02.2021 в інформаційній стрічці соціальні мережі Facebook розміщено Перелік органів ведення ДРВ міських рад https://www.facebook.com/photo?fbid=442159483603079&set=pcb.442152983603729

22.02.2021 на сайті Охтирської міської ради розміщений звіт про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців за 2020 рік http://www.doc.okhtyrkamr.gov.ua/%d0%bf%d1%80%d0%be-%d0%b2%d0%bd%d0%b5%d1%81%d0%b5%d0%bd%d0%bd%d1%8f-%d0%b7%d0%bc%d1%96%d0%bd-%d0%b4%d0%be-%d1%80%d1%96%d1%88%d0%b5%d0%bd%d0%bd%d1%8f-%d0%bc%d1%96%d1%81%d1%8c%d0%ba%d0%be%d1%97-%d1%80-9/?

24.06.2021 – на сайті Охтирської міської ради розміщена інформація «Обговорені основні проблемні питання, що пов’язані з опрацюванням змін адресного реєстру» https://okhtyrkamr.gov.ua/%d0%be%d0%b1%d0%b3%d0%be%d0%b2%d0%be%d1%80%d0%b5%d0%bd%d0%be-%d0%be%d1%81%d0%bd%d0%be%d0%b2%d0%bd%d1%96-%d0%bf%d1%80%d0%be%d0%b1%d0%bb%d0%b5%d0%bc%d0%bd%d1%96-%d0%bf%d0%b8%d1%82%d0%b0%d0%bd%d0%bd/#

24.06.2021 — на сторінках соціальної мережі Facebook Державний реєстр виборців м.Охтирка розміщена інформація щодо проведеної наради про організацію подання відомостей періодичного поновлення та опрацювання результатів запитів, що подаються до відділу ведення Державного реєстру виборців Охтирської міської ради міським головою, відповідно до частини 16 статті 22 Закону України «Про Державний реєстр виборців» https://www.facebook.com/profile.php?id=100034270934536.

Самоосвіта

З метою підвищення рівня професійної підготовки, набуття навичок необхідних для кваліфікованого ведення Реєстру щомісяця працівники відділу проходять онлайн-тести за 6 напрямками діяльності: «Робота в АІТС», «Нормативно-правові акти», Закон України «Про Державний реєстр виборців»; операційна система Windows ХР; OpenOffice ; для керівників та адміністраторів ОВ ДРВ.

Усі дії, які проводяться працівниками відділу ведення Реєстру в базі даних, фіксуються Службою розпорядника Реєстру Центральної виборчої комісії та щомісяця оцінюються. Середня оцінка роботи за 5-и бальною шкалою протягом 2021 року становить 5 балів.

Службою розпорядника Реєстру щомісяця проводилась оцінка роботи відділів. За 2021 рік усі завдання, що були поставлені перед відділом виконані вчасно у повному обсязі та без зауважень, за що кожного місяця отримували високу оцінку.

Начальник відділу ведення

Державного реєстру виборців Марина МОІСЄЄНКО